GDPR

Convention relative à la protection des données à caractère personnel

Introduction

La vie privée est une question de confiance et de respect et votre confiance nous importe.

La SRL Aide et Optimisation administratives, inscrite à la BCE sous le numéro BE 0885.018.201, accorde une grande importance à la collecte et au traitement sûr, transparent et confidentiel de vos données à caractère personnel.

Nous voulons en particulier protéger les données de nos clients, sous-traitants, fournisseurs et membres du personnel, notamment, contre les pertes, les violations, les erreurs d’accès non autorisés ou les traitements non autorisés.

Nous voulons vous informer au mieux, vous donner un contrôle sur le traitement de vos données personnelles et respecter vos décisions.

Article 1 :  Objet de la convention

Le traitement de ces données aura lieu conformément à la loi du 8 décembre 1992 sur le respect  de la vie privée et ses décrets d’application, dont le décret du 13 février 2001 visant à adapter cette loi à la Directive Européenne 95/46/CE du 24 octobre 1995, relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et, à partir du 25 mai 2018, conformément au Règlement  UE2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques, à l’égard du traitement  des données à caractère personnel  et à la libre circulation de ces données ( RGPD dans la présente convention ).

Pouvez-vous lire attentivement cette convention relative à la protection des données à caractère personnel ?

En effet, cette convention contient des informations importantes sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel et la raison pour laquelle nous le faisons.

En nous communiquant vos données à caractère personnel, vous déclarez explicitement avoir pris connaissance de cette convention de protection des données et vous acceptez explicitement le contenu ainsi que le traitement même.

Le traitement vise toutes les opérations appliquées aux données permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation et la mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

Article 2 : Champ d’application

Cette convention relative à la protection des données concerne tous les services fournis par notre société et plus généralement toutes les activités exercées par la

Article 3 : Responsable du traitement et ses engagements

La SRL Aide et Optimisation administratives, dont le siège social est sis Rue Charles Bouvier 120 à 5004 Bouge, inscrite à la BCE sous le numéro BE 0885.018.201, représentée par sa gérante, Anne Lebecque, est la responsable du traitement de vos données à caractère personnel qu’elle effectue dans le cadre de ses activités.

Article 4 :  Données à caractère personnel

Dans le cadre de son activité, la collecte différentes données personnelles en fonction de votre relation avec la

4.1          En tant que client de la SRL Aide et Optimisation administratives :

Concernant ses clients, la SRL Aide et Optimisation administratives, se limite à la collecte des données personnelles suivantes :

  • Données d’identification et de contact (nom, adresse, e-mail, numéro de téléphone…) ;
  • Données professionnelles (numéro d’entreprise, profession, fonction…) ;
  • Données financières et économiques (numéro de tva, factures) ;
  • Données bancaires (numéro de comptes bancaires)

4.2          En tant que fournisseur et sous-traitant de la SRL Aide et Optimisation administratives:

Concernant ses fournisseurs et ses sous-traitants ainsi que leurs éventuels sous-traitants, leur personnel, collaborateurs, préposés et toute autre personne de contact utile, la SRL Aide et Optimisation administratives se limite à la collecte des données personnelles suivantes :

  • Données d’identification et de contact (nom, adresse, e-mail, numéro de téléphone…) ;
  • Données professionnelles (numéro d’entreprise, profession, fonction…) ;
  • Données financières et économiques (numéro de tva, factures) ;
  • Données bancaires (numéro de comptes bancaires)

4.3          En tant que visiteur de notre site Web :

Concernant les visiteurs du site Web : www.admi-namur.be, la SRL Aide et Optimisation administratives ne collecte pas de données personnelles.

4.4          En tant que candidat :

Concernant les candidats qui postulent au sein de la société, la SRL Aide et Optimisation administratives ne se limite à la collecte des données personnelles suivantes :

  • Données d’identification et de contact (nom, adresse, e-mail, numéro de téléphone…) ;
  • Données professionnelles (CV, lettre de motivation, extrait du casier judiciaire, copie des diplômes, avis des employeurs précédents, …)

4.5          En tant que travailleur :

Concernant les travailleurs de la société, la SRL Aide et Optimisation administratives se limite à la collecte des données personnelles suivantes :

  • Données d’identification et de contact (entre autres : nom, prénom, date de naissance, numéro de registre national, adresse, e-mail, numéro de téléphone…) ;
  • Données à caractère personnel (date et lieu de naissance, numéro de téléphone, adresse email ; nationalité, sexe, …) ;
  • Données professionnelles (CV, lettre de motivation, extrait du casier judiciaire, copie des diplômes ;
  • Informations financières liées à la personne concernée (numéro de compte bancaire) ;
  • Données relatives au recrutement, à la sélection et à l’engagement ;
  • Données relatives à l’évaluation, aux compétences et aux formations ;
  • Données relatives à l’état civil et à la composition de la famille de la personne concernée ;
  • Données relatives à une personne à contacter en cas d’urgence ;
  • Données relatives aux conditions de travail et aux droits de la personne concernée (type de contrat de travail et dispositions prévues par ce contrat, horaire, classification professionnelle, grade, barème, indemnités, etc…) ;
  • Numéros d’identification des personnes concernées pour l’usage par l’affilié dans ses propres logiciels ou dans les logiciels de ses fournisseurs ;
  • Données relatives aux droits d’accès, aux rôles et aux responsabilités ;
  • Données relatives aux présences et aux absences ;
  • Données relatives à la santé et aux périodes de maladie ;
  • Autres données nécessaires pour remplir nos obligations légales ;
  • Données relatives au permis de conduire ;
  • Toutes les catégories de données obtenues sur la base d’un accord écrit du travailleur ;
  • Données concernant l’utilisation de la messagerie électronique, de l’Internet et des lignes téléphoniques fixes ;
  • Photos, images, badges d’accès ;
  • Images de vidéosurveillance ;
  • Données concernant d’éventuels régimes complémentaires de pension, d’assurance-maladie complémentaire ou tout autre régime complémentaire, y compris les données des membres de la famille et le cas échéant, les données des bénéficiaires potentiels de ces régimes complémentaires. Le travailleur s’engage sur l’honneur à informer ces personnes concernant le traitement de leurs données à caractère personnel ;
  • Données relatives à des titres de séjour et des permis de travail ;
  • Données concernant l’utilisation par le travailleur pour ses déplacements de véhicules de société ou d’autres véhicules de l’entreprise (Track and trace) ;
  • Attribution de biens appartenant à la société (voiture de société, smartphone, Gsm, tablette, ordinateur…) ;
  • Attribution de certains avantages de toute nature ;
  • Données relatives à des mesures disciplinaires ou des condamnations pénales.
  • Données relatives à la gestion des élections sociales ;

Article 5 :  Finalité du traitement

 

5.1          En tant que client de la SRL Aide et Optimisation administratives

Les finalités des traitements et collectes des données personnelles des clients sont les suivantes :

Catégorie de données personnelles Fondement juridique Finalité du traitement
L’exécution des accords avec nos clients Obligation légale
Intérêt légitime
Respect des accords avec les clients, exécution des contrats, assurer le fonctionnement de l’entreprise
L’offre de produits et services Intérêt légitime Assurer le fonctionnement de l’entreprise, exécuter les contrats, améliorer la qualité des produits
Le traitement des commandes Obligation légale
Intérêt légitime
Exécuter le contrat, assurer le fonctionnement de l’entreprise
Le maintien des relations avec les clients Intérêt légitime Organisation de futurs contrats, entretien du carnet d’adresse de l’entreprise, assurer un suivi client
Le traitement de questions et problèmes relatifs aux produits ou services Intérêt légitime Assurer un suivi client, assurer le bon fonctionnement de l’entreprise, suivi des chantiers, entretien de l’image de la SRL Eecocur, amélioration des services octroyés par la SRL
La gestion des clients Intérêt légitime Accélérer le suivi des clients et activités, assurer le fonctionnement de l’entreprise
La comptabilité Obligation légale Obligation légale
Les études de marché Intérêt légitime Faciliter la gestion de l’entreprise, benchmarking, améliorer les processus par rapport aux concurrents
Les activités de prospection directe, tel que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales, invitations à des évènements Intérêt légitime Amélioration des services de l’entreprise, promotion de la SRL, entretien d’un carnet d’adresse, préparer les événements de la SRL (porte ouverte, barbecue, …)
000 000 000

 

5.2          En tant que fournisseur et sous-traitant de la SRL Aide et Optimisation administratives

Les finalités des traitements et collectes des données personnelles des fournisseurs et sous-traitants sont les suivantes :

Catégorie de données personnelles Fondement juridique Finalité du traitement
L’exécution des accords Obligation légale
Intérêt légitime
Exécution du contrat, assurer le fonctionnement de l’entreprise, protéger les intérêts de la SRL
La gestion des fournisseurs/ sous-traitants Intérêt légitime Suivi des demandes de la SRL, facilite les relations entre les différentes parties, assurer le fonctionnement de l’entreprise, contrôle des activités des sous-traitants, accélérer la gestion des dossier
La comptabilité Obligation légale Obligation légale
Les activités de prospection directe, tel que l’envoi d’information promotionnelles ou commerciales, invitations à des événements Intérêt légitime Amélioration des services de l’entreprise, promotion de l’image de l’entreprise, entretien d’un carnet d’adresse, préparer les événements de la SRL (porte ouverte, barbecue, …)
L’optimisation de la collaboration et le maintien de relation avec les fournisseurs Intérêt légitime Entretien du carnet d’adresse, assurer le fonctionnement de l’entreprise, respect des accords entre les parties, accélérer la réalisation des contrats.
000 000 000

 

5.3           En tant que candidat :

Les finalités de traitements et collectes des données personnelles des candidats sont les suivantes :

Catégorie de données personnelles Fondement juridique Finalité du traitement
Gestion des candidatures Intérêt légitime Vérifier si le candidat convient, parcourir le CV pour un emploi adapté, présélectionner les candidats selon leurs expériences, fournir du travail
Planification de l’entretien d’embauche Intérêt légitime Convenir d’une date pour l’entretien d’embauche, vérification des compétences du candidats
Création du dossier candidat Intérêt légitime Planification future pour l’embauche
Procédés de sélection et de recrutement Intérêt légitime Vérification des compétences des candidats qui ont postulé (test, examens, mises en pratique), choix du candidat par rapport au poste.
Le traitement des notes et évaluations prises lors de l’entretien Intérêt légitime Aide aux procédés de sélection et de recrutement, évaluation du candidat, justification en cas de refus de la candidature
L’introduction dans notre réserve de recrutement Intérêt légitime
Consentement du candidat
Planification future pour les recrutements, prévisions de postes qui vont se libérer

 

5.4          En tant que travailleur

Catégorie de données personnelles Fondement juridique Finalité du traitement
Données concernant l’identité et les données à caractère personnel Exécution du contrat La mise en place de la politique du personnel, la rédaction des plannings de travail, la gestion des horaires de travail, la gestion des contrôles d’accès, la tenue journalière des prestations pour la facturation,
Données concernant le recrutement et la sélection Intérêt légitime Vérifier si le travailleur convient, parcourir le CV pour offrir un emploi adapté
Données en matière d’exécution Exécution du contrat
Intérêt légitime
Elaboration de la politique du personnel, évaluation, évolution de la carrière, organisation de formations et d’informations
Données concernant le traitement des salaires et des données financières Obligation légale
Exécution du contrat
Traiter les salaires et rembourser les frais propres à l’employeur, contrôler la politique salariale, l’analyse des coûts salariaux
Données concernant les régimes complémentaires Exécution du contrat Fournir des avantages complémentaires aux travailleurs et aux autres bénéficiaires (ex : familles, conjoint, …)
Contrôle de rapports et de comptes rendus Exécution du contrat
Intérêt légitime
Assurer le fonctionnement de l’entreprise, contrôler le travail et le respect des procédures de travail, intervenir à temps en cas de manquement de la part du travailleur, préparer des formations internes et externes
Enregistrement du temps Obligation légale
Intérêt légitime
Obligation légale, assurer le traitement de la paie et le fonctionnement de l’entreprise, contrôler la durée de travail, …
Données concernant la messagerie électronique, Internet et les lignes téléphoniques Exécution du contrat
Intérêt légitime
Respect des accords et de la politique interne (IT), suivi des fournisseurs, contrôle des bonnes mœurs, protection des intérêts de la SRL, bon fonctionnement des systèmes IT
Image, ou photographie Consentement du travailleur Développer l’entreprise sur le plan commercial, assurer une relation-client, …
Données relatives à l’attribution et la mise à disposition de biens appartenant à l’entreprise Exécution du contrat
Intérêt légitime
Fournir du travail, protéger les biens de l’entreprise, intervenir à temps en cas de manquement de la part du travailleur
Santé Article 9 du RGPD Nécessaire pour traiter correctement les salaires, gérer les avantages extra-légaux, pour gérer l’incapacité de travail, organiser le travail, assurer le bien-être des travailleurs, assurer que le candidat est apte à travailler, protéger les intérêts vitaux du travailleur, médecine préventive, médecine du travail
Titre de séjour et permis de travail Obligation légale Obligation légale
Condamnations pénales Obligation légale Obligation légale
Qualification professionnelles et CV Obligation légale
Exécution du contrat
Dans le cadre de marchés publics, d’agréations, de certifications (ex : vca…)
Données concernant l’enregistrement des présences Obligation légale Obligation légale
Affiliation syndicale Article 9 RGPD Nécessaire dans le cadre des droits et obligations du travailleur et de la SRL : élections sociales, Fonctionnement de la délégation syndicale
000 000 000

 

 

Article 6 :  Le partage des données

 

6.1          En tant que client :

Nous partagerons vos données avec les acteurs suivants :

  • Avocats ;
  • Comptables ;
  • Fournisseurs de Cloud ;
  • Institutionnels ;
  • Nos sous-traitants
  • Travailleurs ;

6.2          En tant que fournisseurs ou sous-traitants :

Nous partagerons vos données avec les acteurs suivants :

  • Les travailleurs de l’entreprise (ouvriers, employés, intérimaires, …) ;
  • Les instances publiques ;
  • Nos sous-traitants (secrétariat sociaux, fournisseur du cloud et des bases de données, …)

6.3          En tant que candidat :

  • Nos sous-traitants (secrétariat sociaux, fournisseur du cloud ou de bases de données, …)

6.4          En tant que travailleur :

  • Les instances publiques ;
  • Nos sous-traitants (secrétariat sociaux, fournisseur du cloud ou des bases de données, …) ;
  • Les clients 

Article 7 :  Les obligations des parties

 

7.1          En tant qu’employeur :

Nous devons légalement respecter les points suivants :

  • S’assurer que nos sous-traitants respectent la nouvelle règlementation générale sur la protection des données. Pour ce faire, nous leurs feront signer une convention garantissant au minimum les mêmes droits et obligations que ceux repris dans le RGPD ;
  • Ne fournir aux travailleurs que les informations essentielles dans la réalisation des tâches qui leurs sont confiées ;
  • Aider le client, fournisseurs, travailleurs ou sous-traitant à faire valoir ses droits quant à la nouvelle règlementation générale sur la protection des données ;
  • Conscientiser les travailleurs chargés du traitement des données face à l’importance de respecter les nouvelles dispositions du RGPD.

7.2          En tant que client, travailleur et candidat :

Vous devez légalement respecter les points suivants :

  • S’assurer que vos données transmises sont complètes et à jour. En cas d’informations périmées ou erronées, vous devez nous les remettre le plus rapidement possible.

Nous ne serons pas tenus pour responsable si vous ne nous fournissez pas les informations nécessaires à la réalisation des tâches administratives.

7.3          En tant que sous-traitant et fournisseur :

Vous devez légalement respecter les points suivants :

  • Respecter la convention sur le traitement des données à caractères personnelles signées avec la SRL
  • S’assurer que vos données transmises sont complètes et à jour. En cas d’informations périmées ou erronées, vous devez nous les transmettre le plus rapidement possible ;
  • Informer la SRL directement en cas de violation des données à caractères personnelles fournies par l’entreprise.

Article 8 :  Mesures organisationnelles et techniques

La SRL s’engage à tout mettre en œuvre afin de protéger vos données à caractère personnel d’une perte, destruction, modification, falsification, accès non autorisé de la part de personnes tierces.

La SRL garantit une adaptation de sa sécurité selon les risques liés au traitement des données ainsi que la nature des données traitées, en fonction des possibilités techniques et des coûts que cela implique.

Afin de répondre à cette demande, l’employeur a mis en place les dispositions suivantes :

  • Vos données ne sont accessibles qu’aux personnes qui en ont besoin pour remplir leur fonction ;
  • Vos données sont conservées dans un lieu sécurisé ;
  • Une analyse en profondeur est réalisée pour analyser les risques pour vos données ;
  • Un back-up journalier est effectué par notre fournisseur informatique pour limiter la perte de données en cas d’intrusion ou de défaillance dans notre service informatique.
  • Chaque back-up est crypté par notre fournisseur informatique pour améliorer la protection de vos données ;
  • Une maintenance informatique est réalisée quotidiennement pour limiter les défaillances techniques des ordinateurs (mise à jour Windows, anti-virus, pare-feu, …) ;
  • Un mot de passe est nécessaire pour accéder à l’ensemble de vos données ;

Article 9 :  Droits des parties 

 

9.1          En tant que travailleur, candidat et client :

9.1.1          Droits d’accès (article 15 du RGPD)

Vous avez le droit de demandé toutes les informations que nous possédons sur vous. Vous pouvez aussi demander de connaître les finalités du traitement, les catégories de données concernées, les destinataires auxquels vos données sont transmises, les critères que nous utilisons pour déterminer la durée de conservation des données et les droits que vous pouvez exercer sur vos données. Cependant, nous pouvons vous demander de payer des frais raisonnables basés sur les coûts administratifs nécessaire pour réaliser votre requête. Nous avons également le droit de refuser de vous transmettre les informations si vos demandes sont infondées, excessives et/ou répétées.

9.1.2          Droit de rectification (article 16 du RGPD)

Vous avez le droit d’exiger que vos données soient mises à jour si elles sont inexactes, périmées ou incomplètes.

9.1.3          Droit à l’effacement (ou « droit à l’oubli ») (article 17 du RGPD)

Dans certaines situations, vous pouvez exiger la suppression de vos données personnelles. Cependant, ce droit n’est pas absolu si nous devons garder vos données pour des motifs légaux ou légitimes. Voici différentes situations, cette liste n’est pas exhaustive :

  • Vos données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été recueillies ou traitées ;
  • Vous avez utilisé votre droit à l’opposition au traitement de vos données à caractères personnelles ;
  • Vous avez retiré votre consentement au sujet du traitement de vos données ;
  • Vos données personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite ;

9.1.4          Droit à la limite du traitement (article 18 du RGPD)

Vous avez la possibilité de nous demander à limiter le traitement de certaines données personnelles. C’est-à-dire que nous conserverons les données mais que nous ne pourrons pas les utiliser dans nos traitements. Ce droit s’applique dans les situations suivantes :

  • Lorsque vous contestez l’exactitude des données personnelles que nous possédons vous concernant. Dès lors, notre traitement sera limité le temps nécessaire pour vérifier les données concernées ;
  • Lorsque vous faites valoir votre droit d’opposition au traitement de vos données personnelles afin de répondre à nos intérêts légitimes. La limitation durera le temps nécessaire pour nous de vérifier si la légitimité de cette demande prévaut à la légitimité de nos intérêts ;
  • Lorsque vos données font l’objet d’un traitement illicite de notre part mais que vous souhaitez limiter notre traitement au lieu de supprimer les données de nos serveurs ;
  • Lorsque nous ne traitons plus vos données mais que nous avons encore besoin de vos informations pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

9.1.5          Droit de la portabilité des données (article 20 du RGPD)

Vous pouvez exiger de recevoir les données personnelles que nous avons à votre sujet dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine, ou lorsque cela est possible techniquement de les transférer à un tiers. Ce droit ne s’applique que pour les informations que vous nous avez fournies, lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou un contrat, et qu’il est effectué à l’aide de procédés automatisés.

9.1.6          Droit d’opposition (article 21 du RGPD)

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des motifs liés à votre situation personnelle. La SA cessera le traitement de vos données, à moins qu’elle ne parvienne à démontrer qu’il existe des motifs impérieux et légitimes en faveur du traitement qui prévaudrait par rapport à votre droit d’opposition. Vous disposez toutefois du droit d’opposition absolu de vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct.

9.1.7          Droit de retirer votre consentement (article 7 du RGPD)

Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment et cela même après nous l’avoir accordé pour traiter vos données personnelles.

9.1.8          Décisions automatiques et profilages (article 22 du RGPD)

Le traitement effectué par la SA ne comprend pas de profilage ou des décisions automatisées pour obtenir l’aval du travailleur.

Article 10 :  Questions et plaintes :

Si vous avez des questions ou une plainte concernant l’utilisation de vos données à caractères personnelles visées par la présente règlementation générale sur la protection des données, vous pouvez nous contacter par courrier adressé à la SA ou par mail à l’adresse suivante : privacy@admi.be.

Nous y répondrons dans les plus brefs délais et au plus tard un mois après réception de votre demande.

Si vous n’êtes pas satisfait du traitement de vos données à caractères personnel par la SRL, vous avez la possibilité d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données (https:// www.privacycommission.be).

Commission de la protection de la vie privée
Rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles
Téléphone : 02/274.48.00
Fax : 02/274.48.35
Adresse mail : commission@ privacycommission.be

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